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Schnelle und exakte Bearbeitung der Anträge auf Schülerbeförderung

Die extrem hohe Anzahl der von Eltern und Erziehungsberechtigten gestellten Anträge auf Schülerbeförderung zu bearbeiten, ist eine zeitaufwändige und stressige Arbeit. Deshalb muss diese Bearbeitung effizient, schnell und exakt durchgeführt werden können.

Herausforderung: Fehleranfällige manuelle Bearbeitung

Jedes Jahr, meist in den geschäftigen Wochen kurz vor Beginn des neuen Schuljahres, werden von Eltern und anderen Erziehungsberechtigten mehrere tausend Anträge auf Schülerbeförderung eingereicht. Die manuelle Bearbeitung dieser riesigen Anzahl von Anträgen ist natürlich extrem zeitaufwändig und stellt für das Personal, das gleichzeitig eine Vielzahl anderer Verwaltungsaufgaben zu erledigen hat, eine hohe Zusatzbelastung dar.

Verständlicherweise kommt es bei einer solchen manuellen Bearbeitung leicht zu Fehlern. Beispielsweise kann es im Fall von strengen Kriterien zur Entscheidung, ob ein Kind für die Schülerbeförderung berechtigt ist, bei der manuellen Bearbeitung der Beantragungen manchmal dazu kommen, dass eigentlich berechtigte Schüler die Berechtigung nicht erhält, während andere Schüler eine Berechtigung erhalten, obwohl sie eigentlich gar nicht die erforderlichen Kriterien erfüllen. Solche Fehler können extrem hohe Kosten verursachen.

Lösung: Das Service-Portal

Ein Service-Portal kann von Schülern und deren Eltern eigenständig genutzt werden.

Mit dem Citizen Portal von Trapeze können Eltern bzw. Erziehungsberechtigte oder auch die Schüler selbst die Schülerbeförderung bequem von zuhause aus online beantragen. Im Portal können alle erforderlichen Daten eingegeben werden, u. a. Name und Adresse des Schülers, Name der Schule und ob besonderer Beförderungsbedarf besteht.

Das Citizen Portal ist an Ihr Fallmanagementsystem angebunden, sodass nach Eingabe der Daten durch den Schüler die Angaben vom Sachbearbeiter direkt ohne unnötige doppelte Daten übernommen werden können.

Vorteile: Zeit sparen und Fehlerquote senken

Da die Daten nicht erneut oder doppelt eingegeben werden müssen, ergeben sich hier umfangreiche Zeiteinsparungen, während gleichzeitig gewährleistet ist, dass die Daten im Fallmanagementsystem korrekt sind.

Die Schüler können ihren Beantragungsprozess nun mitverfolgen und sehen direkt, welche Beförderungsart bewilligt wurde. So müssen deutlich weniger Zeit E-Mails geschrieben und Telefonate geführt werden.

ITS und Ticketing

+41 58 911 11 11

Planungs und Dispositionsmanagement

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