Bei der RhB AG waren bisher drei verschiedene Planungs- und Zeitsysteme im Einsatz. Ziel des Projekts war es, ein einheitliches Zeitsystem für alle 1.800 Mitarbeitenden zu schaffen.

Während das Lok- und Zugpersonal bereits im Planungs- und Dispositionssystem von Trapeze geplant und abgerechnet wurde, sollten die Mitarbeitenden im Büro und das technische Personal (Werkstätten und Bau) ebenfalls in dieses bestehende Bahnsystem integriert werden.

Eine umfassende Analyse verschiedener Umsetzungsmöglichkeiten zeigte, dass die Überführung der Büroberufe und technischen Berufe in das Trapeze-System die effizienteste Lösung ist. Eine umgekehrte Integration wäre wesentlich komplexer gewesen.
 

Ausgangslage vor Projektstart

• 600 Mitarbeitende im Bereich Lok- und Zugpersonal sowie Fahrdienstleiter waren bereits im Trapeze-System integriert. Sie nutzten dieses für die Dienst- und Schichtplanung sowie die Leistungserfassung der Zugleistungen.
• Im Trapeze-System fehlte jedoch eine Lösung für die Selbsterfassung von Arbeitszeiten.
   

Projektumfang und Projektinhalt

Ein erstes Teilprojekt war, die restlichen 300 Mitarbeitenden (Bahnhöfe mit Rangierdienst, Reinigungsdienst, Verkaufsstellen, mobiler Kundendienst) mit Dienst- und Schichtplanung sowie Leistungserfassung zu integrieren.

Das Hauptprojekt umfasste die Integration von 900 Mitarbeitenden aus Verwaltung und Werkstätten, die ihre Arbeitszeiten selbst erfassen. Wesentliche Elemente des Projekts waren:

• Einführung einer mobilen Zeiterfassung (CrewApp 2.0) und mobiler Genehmigungsmöglichkeiten (CrewManager), wodurch die bisherigen Stempeluhren abgeschafft wurden.
• Abbildung zusätzlicher gesetzlicher Regelungen und deren Anzeige bei der Selbsterfassung.
• Erweiterung des Systems um sämtliche Zeitzuschläge, Zulagen und Pauschalentschädigungen für alle Berufsgruppen.
• Implementierung einer neuen Abwesenheitsverwaltung, die als Quellsystem für alle Abwesenheitsdaten fungiert.
• Einrichtung von Schnittstellen zur Datenlieferung: Abwesenheitsdaten an HR, Zugleistungsdaten an Controlling, Kapazitätsplanung an Werkstätten, Auswertungsdaten an Power BI für Dashboards
• Trennung von Leistungs- und Präsenzzeiten: Die Leistungserfassung für Selbsterfasser erfolgt über SAP-Tools.
   

Erfahrungen und Erkenntnisse

Die „Lessons Learned“ aus dem Projekt waren vielfältig und wertvoll. Als erster Kunde, der die CrewApp 2.0 einsetzt, hatte die Rhätische Bahn AG die Möglichkeit, die Lösung aktiv mitzugestalten.

Die schrittweise Entwicklung und Priorisierung benutzerzentrierter Ansätze trugen maßgeblich zum Erfolg bei. Ein vertrauensvolles Team mit guter Zusammenarbeit und stabilen Strukturen war ebenfalls ein wichtiger Erfolgsfaktor. Regelmäßiger Austausch und effektives Release-Management erwiesen sich als essenziell für den Fortschritt des Projekts.

Der gegenseitige Ideenaustausch und kontinuierliche Lernfortschritte verbesserten die Projektarbeit erheblich. Zudem wurden Test- und Integrationssysteme implementiert, um die Qualitätssicherung zu gewährleisten. Key-User standen als direkte und kompetente Ansprechpersonen den Anwenderinnen und Anwendern zur Verfügung. Schließlich unterstützten die Vorgesetzten auch bei weichen Themen der Zeiterfassung, wie Umkleidezeiten oder Rauchpausen, was ebenfalls zur erfolgreichen Umsetzung beitrug.

Im Rahmen des Projekts wurde erfolgreich ein einheitliches Zeitsystem integriert, welches die Effizienz und Transparenz der Arbeitszeiterfassung und -planung für alle 1.800 Mitarbeitenden der Rhätische Bahn AG erheblich verbesserte.